Se trata de la invitación al evento para los medios de comunicación. Es un documento que se envía con bastante previsión con el objetivo de que los periodistas puedan incorporarlo sin problema en su planificación editorial. Podemos hacer el envío desde dos semanas antes -cuando se trata de eventos de actualidad o conferencias de prensa periódicas-, hasta un mes antes, cuando hablamos de acontecimientos relevantes, que implican una jornada completa o bien, destinados a medios de comunicación que trabajan con bastante previsión en sus contenidos (es el caso de las revistas de moda mensuales, por ejemplo).
La convocatoria de prensa debe ser un documento directo, claro y breve, sin excesivas explicaciones ni texto. Con la primera lectura debe quedarle claro al periodista cuál es el objeto de la convocatoria, quién es la empresa u organismo que convoca, así como las personas que participarán, cómo se desarrollará el contenido en este evento, cuándo se celebrará (fecha y hora) y dónde. En conclusión: debe dar respuesta a las 6 Ws clásicas del periodismo: Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo y Por qué.
En ocasiones la convocatoria de prensa puede enviarse por correo postal, cuando son muy importantes o destinadas a altos cargos de los medios de comunicación. Sin embargo, lo normal es hacerlo vía email, ya que es el principal canal de comunicación con los periodistas y el más inmediato.
Existen dos formatos, la convocatoria de prensa dentro de un email clásico, o bien, el formato de convocatoria diseñada en Html, como los que se utilizan para acciones de marketing, mucho más visuales y a través de los cuales el remitente podrá confirmar directamente su asistencia al evento en cuestión.
Sugerencias
- Un documento fácil de leer
- Usar palabras claves y necesarias
- No olvidar un número de contacto
- Programar el envío o entrega una semana y un día antes
- Llama a los periodistas que cubren la fuente para saber que le llegó la convocatoria
- El día del evento ten tu nota de prensa en la mano o de manera digital donde en no mas de 5 párrafos desgloses la esencia de la actividad.
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